Jak převzít rozvoj ERP do vlastní režie a nedopustit „vendor lock-in“


Implementovali jste nový podnikový systém ve Vaší firmě? Přemýšlíte, co dál se svým ERP, CRM nebo jinou klíčovou platformou? Přemýšlíte o tom, jak zajistit její rozvoj za rozumné peníze a nedostat se do pasti vendor lock-in?

Ing. Václav Hubička, Projektový manažer a konzultant rozvoje ERP systémů Conceptica s.r.o.

Na začátku je implementace podnikového systému

Po dlouhých jednání ve firmě, který informační systém je ten správný a splní požadované funkce, bylo konečně implementováno. Je jedno, zda se rozhodli pro CRM, ERP, logistický, či jakýkoliv jiný systém.

V plánech projektu byla zpracována fáze analýzy, implementace, migrace a dodavatel si prosadil ve smlouvě roční podporu v obvyklých 10 až 20 % z ceny licencí a implementace díla. V rámci dané podpory mohl dodavatel nabídnout nějaké hodiny na vývoj příštích požadavků.

Po čase, zejména v prvních letech se zjistí, že implementací to nekončí a soupis požadavků na změny systému od uživatelů roste exponenciální řadou. Způsob hodnocení efektivnosti požadavků jste zavedli, ale účty stále rostou. Zaměříme na situaci, kdy IT oddělení firmy má jednoznačně rozhodnout, zda převzít správu a rozvoj aplikace do svých rukou, nebo nechat řešit své potřeby dále (jedním) dodavatelem. Případně se objeví otázky, jak efektivně korigovat ceny za jeho dodávky.

V prvé řadě je nutné si uvědomit, kolik je firma schopna změnových požadavků v určitém období absorbovat. Co to znamená? Nejedná se jen o finanční rozměr, ale i jak je firma v rámci svých všech aktivit schopna alokovat čas pracovníků na kvalitní sepsání požadavků, po dodání jeho otestování a jak jsou schopni změnit své chování a procesy v návaznosti na změny.

Z jakých nákladů se skládá celková implementace jednoho IT/systémového požadavku?
• Kvalitní soupis požadavku a analýza
• Detailní design (technický návrh řešení požadavku).
• Vývoj ve vlastní aplikaci, vývoj i případně v ostatních systémech.
• Testování (soupis testovacích scénářů a vlastní testování)
• Nasazení na produkci. Tvorba dokumentace a aktualizace manuálu.
• Podpora po nasazení na produkci.
• Pozorování požadovaného chování
• Zefektivnění business požadavků.

Kompetenční centrum jako řešení závažných problémů s rozvojem systému

Z uvedeného výčtu aktivit je zřejmé, že více jak polovinu nutných kroků konkrétního požadavku na implementaci musí odvést interní zaměstnanci firmy! Ano, uživatelé systému jsou ti, kteří systém používají a ví nejlépe, co je nutné změnit, zrychlit či zlepšit.

Co z toho plyne? Pokud plánujete pravidelné úpravy systémů, efektivitu podnikání, určitě není správný způsob již pro středně velkou firmu (rozpočet na IT oddělení cca 10 mil Kč a více) nechat vše na jednom externím dodavateli a naopak kalkulovat i s náklady na spolehlivého profesionála, který má znalosti systému a dokáže pružně implementovat firemní požadavky do interních systémů.

Ano, v dnešní době, kdy veškeré podnikání řídí IT systémy a často slýcháme, abychom nechali vše na externím dodavateli systémů, že se nemusíte o nic starat pouze o Vaše podnikání. Ale to je velký omyl v době, kdy je velký tlak na cenu a všeobecně efektivitu. Ano, nelze jinak, než stále hledat interní úspory při dodávkách Vašich výrobků a služeb. A proto je kladen důraz také na kontinuální a zároveň efektivní úpravy v IT systémech.

Pomáháme firmám vybudovat interní jednotku profesionálů, kteří budou znát obchodní a aplikační procesy ve firmě a budou si umět poradit se základním supportem i analýzou požadavků na rozvoj. Pouze v případě, kdy se objeví požadavky nad rámec jejich sil nebo kapacity, tak si objednají pracovní sílu dodavatele nebo více vzájemně konkurenčních dodavatelů, které budou umět řídit ve výše zmiňovaných krocích dodávky. A toto je kouzlo kompetenčních center. Oddělení, které bude silným a flexibilním partnerem pro celý proces podnikání Vaší firmy.